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1、監(jiān)理工程師處理雙方所提出的索賠必須以合同為依據

盡管監(jiān)理工程師受雇于業(yè)主，但當其遇到索賠事件時，則必須以完全獨立的裁判人的身份，站在客觀公正的立場上審查索賠要求的正當性。監(jiān)理工程師必須對合同條件、協(xié)議條款等有詳細的了解，以合同為依據來公平處理合同雙方的利益糾紛。但有時合同文件本身也會引起索賠，由于合同文件的內容相當廣泛，包括合同協(xié)議、圖紙、合同條件、工程量清單以及許許多多來往的函件和修改變更通知，以致自相矛盾，或者可作不同解釋，導致合同糾紛。根據國家工商行政管理局、建設部的建設工程施工合同示范文本，合同文件應能互相解釋、互為說明，除合同另有約定外，其組成和解釋順序如下：

1）協(xié)議條款；

2）合同條件；

3）洽商、變更等明確雙方權利義務的紀要協(xié)議；

4）招標承包工程的中標通知書、投標書和招標文件；

5）工程量清單或確定工程造價的工程預算書和圖紙；

6）標準、規(guī)范和其他有關技術資料、技術要求。

2、監(jiān)理工程師必須注意資料的積累

積累一切可能涉及索賠論證的資料，同施工企業(yè)、建設單位研究的技術問題、進度問題和其他重大問題的會議應當做好文字記錄，并爭取會議參加者簽字，作為正式文檔資料。應建立嚴密的監(jiān)理日志，承包方對監(jiān)理指令的執(zhí)行情況、抽查試驗記錄、工序驗收記錄、計量記錄、日進度記錄以及每天發(fā)生的可能影響到合同協(xié)議的事件的具體情況等，同時還應建立業(yè)務往來的文件編號檔案等業(yè)務記錄制度，做到處理索賠時以事實和數據為依據。

3、及時、合理地處理索賠

索賠發(fā)生后，監(jiān)理工程師必須依據合同的準則及時地對索賠進行處理，任何在中期付款期間，將問題擱置下來，留待以后處理的想法將會帶來意想不到的后果。如果承包方合理的索賠要求長時間得不到解決，單項工程的索賠積累下來，有時可能會影響承包方的資金周轉，使其不得不放緩速度，從而影響整個工程的進度。此外，在索賠的初期和中期，可能只是普通的信件往來，拖到后期綜合索賠，將會使矛盾進一步復雜化，往往還牽涉到利息、預期利潤補償、工程結算以及責任的劃分、質量的處理等，因此盡量將單項索賠在執(zhí)行過程中陸續(xù)加以解決。這樣做不僅對承包方有益，同時也體現(xiàn)了監(jiān)理工程師處理問題的獨立性；既維護了業(yè)主的利益，同時又照顧了承包方的實際情況。監(jiān)理工程師必須注意雙方計算索賠的合理性。如由于業(yè)主的原因造成工程停工，承包方提出索賠，機械停工損失按機械臺班單價計算、人工窩工按日工資單價計算，顯然是不合理的。機械停工由于不發(fā)生運行費用，應按折舊費加以補償；同樣對人工窩工，承包方可以考慮將工人調到別的工作崗位，實際補償的應是工人由于更換工作地點及工種造成的工作效益的降低而發(fā)生的費用。

4、加強主動監(jiān)理，減少工程索賠

在我國，監(jiān)理與承包企業(yè)是為完成同一項工程而作的不同分工，必須提倡主動監(jiān)理，不要等到工程完工以后才進行驗收。要在工程的實施過程中將預料到的可能發(fā)生的問題告訴承包企業(yè)，避免由于工程返工造成工程成本上升，這樣也可以減輕承包企業(yè)的心理壓力，減少承包企業(yè)想方設法通過索賠途徑來彌補工程成本上升所造成的利潤損失。另外，監(jiān)理工程師在項目實施過程中，應對可能引起的索賠進行預測，盡量采取一些措施，進行補救，避免索賠的發(fā)生。