（一）第一聲很重要

　　當(dāng)我們打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會給對方留下完全不同的印象。同樣說“你好，這里是XX公司”，但聲音清晰、悅耳、吐字清脆與否，給對方留下的印象是完全不一樣的。因此要記住，接電話時，應(yīng)有“我代表企業(yè)形象”的意識。

　�。ǘ�）帶著喜悅的心情

　　打電話時我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是也會被你歡快的語調(diào)所感染，對你留下極佳的印象。面部表情會影響聲音的變化，所以即使是在電話中，也要抱著“對方看著我”的心態(tài)去應(yīng)對。

　�。ㄈ�）端正自己的坐姿

　　打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠“聽”得出來。如果你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的；若坐姿端正，所發(fā)出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因此打電話時，即使看不見對方，也要當(dāng)作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。

　�。ㄋ模┭杆贉�(zhǔn)確地接聽

　　現(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙，桌上往往會有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應(yīng)準(zhǔn)確迅速地拿起聽筒，最好在三聲之內(nèi)接聽。電話鈴聲響一聲大約3秒種，若長時間無人接電話，或讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時心里會十分急躁，對你的單位留下不好的印象。即便電話離自己很遠(yuǎn)，而附近也沒有其他人時，聽到電話鈴聲后，我們應(yīng)該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態(tài)度是每個人都應(yīng)該擁有的，這樣的習(xí)慣是每個辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒，應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼�，若電話響了許久，接起電話只是“喂”了一聲，對方會十分不滿，會給對方留下不好的印象。

　　（五）認(rèn)真清楚地記錄

　　隨時牢記5W1H技巧。所謂5W1H是指：When（何時）Who（何人）Where（何地）What（何事）Why（為什么）和HOW（如何進(jìn)行）在工作中這些資料都是十分重要的。對打電話，接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，這有賴于5W1H技巧。

　�。�六）了解來電的目的

　　上班時間打來的電話幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個電話都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，也切忌只說“不在”就把電話掛了。接電話時也要盡可能地問清事由，避免誤事。我們首先應(yīng)了解對方來電的目的，即便自己無法處理，也應(yīng)認(rèn)真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，不但可以不誤事而且贏得對方的好感。

　　（七）掛電話前的禮貌

　　要結(jié)束電話交談時，一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別，說一聲“再見”，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。

　　●這樣接打電話能使工作更順利

　�。ㄒ唬┻t到、請假由自己打電話；

　�。ǘ�）外出辦事，隨時與單位聯(lián)系；

　�。ㄈ�）外出辦事應(yīng)告知去處及電話；

　　（四）延誤拜訪時間應(yīng)事先與對方聯(lián)絡(luò)；

　　（五）用傳真機(jī)傳送文件后，以電話聯(lián)絡(luò)；

　�。�六）同事家中電話不要輕易告訴別人；

　　（七）借用別家單位電話應(yīng)注意。借用別家單位電話，一般不要超過十分鐘。遇特殊情況，非得長時間接打電話時，應(yīng)先征求對方的同意和諒解。

　　向電話微笑

　　我們忘記了打電話的時候向電話微笑。難道我們瘋了嗎？為什么要向電話微笑呢？對方是不可能從他的電話中看見我們的微笑的。也許我們真是很誠懇、很熱情地在微笑呢，可是對方從電話中聽到我們的聲音也許是平淡的、呆板的，甚至是不愉快的。

　　所以，我們打電話時第一件事，就是用聲調(diào)，表達(dá)出你友誼的微笑來。正是因?yàn)閷Ψ讲荒軓碾娫捴锌匆娔愕男θ荩�所以你的聲調(diào)就要負(fù)起全部的責(zé)任來。你的聲調(diào)要充滿笑意。比

　　平時高興的時候更多的笑意。

　　你的聲調(diào)有笑意嗎？有溫暖嗎？你自己對照一下吧。若沒有，就得加以訓(xùn)練，使你能把你的友好與真誠灌進(jìn)你的聲調(diào)中去。

　　許多人忽略了聲音通過電話后音調(diào)變了�，F(xiàn)在最好的電話也還不能夠把你的“原聲”傳遞給對方。因此，你在電話中談話，不能完全根據(jù)你平時說話的習(xí)慣。你要有一種特殊的適合于打電話的節(jié)奏與速度，你的音量也要加以調(diào)整，太輕太重都使對方聽起來不清晰。

　　一般來說，你的嘴要正對著話筒，咬字要清楚，一個字、一個字地說。數(shù)目、時間、日期、地點(diǎn)等等，要特別注意，最好能重復(fù)一遍，并且確知對方已經(jīng)完全聽清楚了。

　　此外，你在電話中談話要盡可能地簡短，因?yàn)殡娫捦瑫r只能容兩個人談話，在你跟這個朋友談得太久的時候，可能另一個朋友打電話找你老打不通，甚至，誤了一件重要的事情。所以，只有在必要的時候才打電話，在打電話的時候，只講重要的事情，這也是我們應(yīng)該注意的要點(diǎn)。