第三節(jié)　工程項目的溝通和協(xié)調(diào)

　　一、概述

　　溝通就是信息的交流，是人際（或組織）之間傳遞和交流信息的過程。

　　項目所有各方的溝通可概括為兩大類：項目團隊內(nèi)部的溝通和向團隊外部管理層和顧客進行的溝通。

　?。ㄒ唬╉椖繄F隊內(nèi)部的溝通

　　項目團隊成員有四種主要的溝通要求：

　　（1）責(zé)任。每一個項目成員都需要非常確切地知道他負(fù)責(zé)的是項目的那一部分，與其他部分有哪些關(guān)聯(lián)。在明確任務(wù)分配時，要進行以下溝通：①解釋工作成果要求。一定要確保人們明確地知道他們應(yīng)達成的工作成果，包括所有評判的標(biāo)準(zhǔn)。②明確所期望付出的努力以及工作期限。可以運用網(wǎng)絡(luò)圖來很好地解釋個人的工作怎樣配合整個項目。③盡可能告知他們可能遇到的困難以及所需要的特別信息，為他們走向成功做好準(zhǔn)備。④當(dāng)面進行工作任務(wù)的分配交接，留出充足的時間進行答疑和討論。

　?。?）協(xié)作。在項目實施過程中，參與項目建設(shè)的各方相互依賴，相互協(xié)作、相互影響，通過實施過程的溝通使相關(guān)各方有效地協(xié)調(diào)工作，確保項目目標(biāo)的順利實現(xiàn)。

　　（3）決策要求。要通過溝通使項目成員知道由顧客、項目主辦者和管理者所做出的與項目實施及其業(yè)務(wù)環(huán)境相關(guān)的所有決策，從而與相關(guān)決策保持高度的一致性。

　　（4）項目進展情況。要通過溝通使項目成員了解項目進展情況并跟上項目的進展。同時，如果項目經(jīng)理能安排時間會見團隊中的每一位成員，了解他們的個人工作進展情況，以及它們所面臨的問題，那么就能促使他們更有成效的工作。

　　為了使項目按既定的軌道運作，需要定期召開會議以共享信息并做出相應(yīng)決策。項目情況會議依賴于一種共同參與的管理風(fēng)格，它建立在團隊成員對項目計劃的共同參與的基礎(chǔ)上。一次富有成效的項目情況會議可以滿足項目團隊內(nèi)的多種溝通需求，為項目管理人員提供如下機會：

　　①提升團隊凝聚力；

　?、趯碜詧F隊外部的有關(guān)項目進展的信息通報給大家；

　?、郯l(fā)現(xiàn)潛在問題或就共同問題的解決方法進行溝通；

　　④確保整個團隊共同分擔(dān)責(zé)任以達成所有的項目目標(biāo)。

　　（二）與管理層和顧客進行溝通

　　成功的項目管理人員可以滿足利害相關(guān)者的期望，在所有應(yīng)得到滿足的利害相關(guān)者中，顧客和管理層應(yīng)排在名單的最前面。項目管理人員應(yīng)該考慮如何將信息傳遞給管理層和顧客。

　　（1）誰需要哪些信息，原因是什么；

　?。?）他們需要信息的詳細(xì)程度如何，需要的頻率是多少；

　　（3）當(dāng)與管理層和顧客溝通時，你的目標(biāo)是什么，達成目標(biāo)的最好媒介是什么。

　　對上述問題做出回答將有助于你和這些重要利害相關(guān)者的溝通，從他們那里獲得及時的決策和支持。與顧客和管理層就困難進行溝通的最好方式就是，把事實呈現(xiàn)給他們。當(dāng)項目延期或超出預(yù)算時，問題發(fā)現(xiàn)的越早就越容易解決。

　　二、工程項目溝通管理的特征

　　1．復(fù)雜性2．系統(tǒng)性