記錄是為已完成的活動(dòng)或達(dá)到的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件，它是重要的信息資料，為證實(shí)可追溯性以及采取預(yù)防措施和糾正措施提供依據(jù)。安全評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)所產(chǎn)生的記錄覆蓋于過程控制的各個(gè)環(huán)節(jié)。

記錄具有如下功能：

（1）是安全評(píng)價(jià)過程控制體系文件的組成部分，是安全評(píng)價(jià)職能活動(dòng)的反映和載體。

（2）是驗(yàn)證評(píng)價(jià)過程控制體系運(yùn)行結(jié)果是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的主要證據(jù)，具有可追溯性。記錄可以是書面形式，也可以是其他形式，如電子格式等。

（3）安全評(píng)價(jià)質(zhì)量管理記錄為采取預(yù)防和糾正措施提供了依據(jù)。

記錄的設(shè)計(jì)應(yīng)與編制程序文件和作業(yè)文件同步進(jìn)行，應(yīng)使記錄與程序文件和作業(yè)文件協(xié)調(diào)一致、接口清楚。

根據(jù)管理手冊(cè)和程序文件的要求，應(yīng)對(duì)安全評(píng)價(jià)過程控制所需記錄進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，同時(shí)對(duì)表格的標(biāo)記、編目、表式、表名、審批程序等做出統(tǒng)一規(guī)定。記錄可附在程序文件和作業(yè)文件的后面。將所有的記錄表格統(tǒng)一編號(hào)，匯編成冊(cè)發(fā)布執(zhí)行。必要時(shí)，對(duì)某些較復(fù)雜的記錄表格要規(guī)定填寫說明。

記錄編制要求如下：

（1）應(yīng)建立并保持有關(guān)評(píng)價(jià)過程控制記錄的標(biāo)識(shí)、收集、編目、查閱、歸檔、貯存、保管、收集和處理的文件化程序。

（2）記錄應(yīng)在適宜的環(huán)境中貯存，以減少編制或損壞并防止丟失，且便于查詢。

（3）應(yīng)明確記錄所采用的方式。

（4）按規(guī)定表格填寫或輸入記錄，做到記錄內(nèi)容準(zhǔn)確、真實(shí)。

（5）應(yīng)根據(jù)需要規(guī)定記錄的保存期限。一般應(yīng)遵循的原則是，需要永久保存的記錄應(yīng)整理成檔案，長期保管。

（6）應(yīng)規(guī)定對(duì)過期或作廢記錄的處理方法。

記錄的內(nèi)容一般應(yīng)包括以下幾個(gè)方面：

（1）記錄名稱：簡短反映記錄的對(duì)象；

（2）記錄編碼：編碼是每種記錄的識(shí)別標(biāo)記，每種記錄只有一個(gè)編碼；

（3）記錄順序號(hào)：順序號(hào)是某種記錄中每張記錄的識(shí)別標(biāo)記，如記錄為成冊(cè)票據(jù)，印有流水序號(hào)，可視為記錄順序號(hào)；

（4）記錄內(nèi)容：按記錄對(duì)象要求，確定編寫內(nèi)容；

（5）記錄人員：記錄填寫人、審批人等；

（6）記錄時(shí)間：按活動(dòng)時(shí)間填寫，一般應(yīng)寫清年月日；

（7）記錄單位名稱；

（8）保存期限和保存部門。