及時(shí)：針對竣工文件的時(shí)效性而言，在每個(gè)施工工序和管理過程中所發(fā)生的資料都應(yīng)該及時(shí)收集和整理，并按要求報(bào)送審核和歸檔，為動(dòng)態(tài)管理提供最快的信息和資訊。

準(zhǔn)確：指必須堅(jiān)持一絲不茍的科學(xué)態(tài)度和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作精神，嚴(yán)格按程序，嚴(yán)禁采用回憶錄式編寫資料，以保證資料的準(zhǔn)確無誤，如控制的技術(shù)指標(biāo)符合規(guī)范要求，數(shù)據(jù)的記錄、計(jì)算、審核準(zhǔn)確等。

真實(shí)：指堅(jiān)持實(shí)事求是和求真務(wù)實(shí)的科學(xué)態(tài)度，嚴(yán)禁偽造證件，閉門造車等捏造數(shù)據(jù)來滿足試驗(yàn)和檢測頻率要求，以保證數(shù)據(jù)真實(shí)可靠等。監(jiān)理應(yīng)重點(diǎn)對承包商的資料真實(shí)準(zhǔn)確性進(jìn)行審查。

完整：指圖紙、資料齊全、規(guī)范、無遺漏，如停工令－整改報(bào)告－復(fù)工令等資料的閉合，試驗(yàn)和檢測頻率符合規(guī)范要求等。

規(guī)范：指表格填寫、文件分類、科目編排科學(xué)、合理，符合規(guī)范要求，容易查找。

美觀：要求竣工文件文字清晰、幅面整潔，成品符合檔案存檔規(guī)定，適于長期保存。