供應(yīng)商在電子采購(gòu)網(wǎng)上注冊(cè)，經(jīng)審查通過(guò)后取得電子簽名，在相關(guān)主管部門登記注冊(cè)，并將基本信息錄入電子數(shù)據(jù)庫(kù)。各采購(gòu)部門根據(jù)政府采購(gòu)預(yù)算系統(tǒng)的預(yù)算和本部門的采購(gòu)需求確定采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)每次需求制定采購(gòu)需求書(shū)，并在網(wǎng)上公布，然后根據(jù)實(shí)際情況選擇適合的采購(gòu)方式。然后，由評(píng)標(biāo)系統(tǒng)及專家根據(jù)評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)確定中標(biāo)供應(yīng)商，再通過(guò)電子數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)EDI與之簽訂電子合同。供應(yīng)商履行合同條款，采購(gòu)方監(jiān)督貨物是否收到、服務(wù)是否提供，是否與合同一致，核對(duì)無(wú)誤后開(kāi)出發(fā)票，在線付款，整個(gè)過(guò)程都在政府采購(gòu)監(jiān)督系統(tǒng)的監(jiān)督下進(jìn)行。

　　該系統(tǒng)由幾個(gè)模塊組成：

　　登陸認(rèn)證系統(tǒng)

　　政府采購(gòu)電子系統(tǒng)為所有參與者提供統(tǒng)一的登陸瀏覽界面，同時(shí)出于安全性、可靠性和方便性的考慮，所有相關(guān)系統(tǒng)應(yīng)以統(tǒng)一入口方式登陸。

　　首次登陸的供應(yīng)商、采購(gòu)人或其他機(jī)構(gòu)均需要注冊(cè)，并提供公司名稱、電話、國(guó)家地區(qū)等基本信息。供應(yīng)商為了方便以后參與，還需在供應(yīng)商資料庫(kù)中完善資料，填列所提供產(chǎn)品和服務(wù)的名稱、類別、詳細(xì)規(guī)格資料等方面信息。注冊(cè)是一個(gè)對(duì)注冊(cè)者資格、真實(shí)性的檢查過(guò)程，注冊(cè)者需要提供證明其資格的相關(guān)書(shū)面材料，到特定地點(diǎn)確認(rèn)后，注冊(cè)的用戶名及密碼才能生效，賦予權(quán)限，給予登陸“私密鑰匙”及數(shù)字證書(shū)。注冊(cè)后取得登陸的用戶名、密碼、個(gè)人數(shù)字證書(shū)等機(jī)密性資料，可核實(shí)使用者的身份及保障數(shù)據(jù)遞交之完整性。

　　登陸系統(tǒng)為所有使用者提供共同的界面、系統(tǒng)資源，但會(huì)有不同的用戶權(quán)限。登陸系統(tǒng)是政府采購(gòu)電子系統(tǒng)的入口，連接其他所有的分支系統(tǒng)，可以通過(guò)該系統(tǒng)了解到正在進(jìn)行和已經(jīng)完成的所有采購(gòu)信息、廠商概況及產(chǎn)品資料，對(duì)《政府采購(gòu)法》或電子采購(gòu)系統(tǒng)有疑問(wèn)的也可以在該子系統(tǒng)進(jìn)行查詢。通過(guò)登陸認(rèn)證系統(tǒng)可以進(jìn)入其他所有系統(tǒng)。

　　政府采購(gòu)信息系統(tǒng)

　　政府采購(gòu)信息系統(tǒng)是整個(gè)政府采購(gòu)電子系統(tǒng)中最龐大的信息庫(kù)，幾乎包含了所有相關(guān)信息，并提供發(fā)布、索引、搜尋、統(tǒng)計(jì)等快捷信息檢索功能。

　　信息公告模塊 該模塊是所有政府采購(gòu)相關(guān)信息的公告版，并可以按時(shí)間、類別、關(guān)鍵字等進(jìn)行信息搜索。其中，重要的功能是招標(biāo)公告發(fā)布，可為采購(gòu)主體提供招標(biāo)公告的新增、補(bǔ)充、解釋等操作，采購(gòu)主體將采購(gòu)需求通過(guò)系統(tǒng)登陸需求的名稱、數(shù)量等基本數(shù)據(jù)，選擇理想的采購(gòu)方式。每一份招標(biāo)公告都有單獨(dú)的編號(hào)，編制完畢，系統(tǒng)自動(dòng)傳送，將其發(fā)給提供相關(guān)產(chǎn)品或服務(wù)的注冊(cè)廠商或供應(yīng)商。

　　產(chǎn)品目錄模塊 它是采購(gòu)中系列產(chǎn)品和服務(wù)信息的組合，一般包括產(chǎn)品名稱、基本內(nèi)容和購(gòu)買說(shuō)明，是產(chǎn)品服務(wù)采購(gòu)的指南，對(duì)政府采購(gòu)扶持中小企業(yè)的發(fā)展也有重大意義。采購(gòu)涉及上百萬(wàn)種產(chǎn)品，建立通用的電子采購(gòu)產(chǎn)品目錄、對(duì)產(chǎn)品性質(zhì)進(jìn)行認(rèn)定非常重要。但是，目前國(guó)際上電子采購(gòu)產(chǎn)品目錄標(biāo)準(zhǔn)很多，如產(chǎn)品分類標(biāo)準(zhǔn)有UNSPSC、G2B（PPS）等，產(chǎn)品認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)有UCC-R、EAN-B、GTIN（14）等，產(chǎn)品目錄缺乏統(tǒng)一模本，在實(shí)際采購(gòu)時(shí)不能完全滿足采購(gòu)人的需要，要進(jìn)行更多研究。制定的產(chǎn)品目錄范圍要廣，同時(shí)建立在公開(kāi)的、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)之上，最后還要對(duì)如何充分發(fā)揮目錄的作用進(jìn)行深入研究和測(cè)試。

　　廠商或?qū)＜屹Y料庫(kù) 生產(chǎn)廠商或供應(yīng)商資料庫(kù)匯集著所有經(jīng)過(guò)注冊(cè)登陸系統(tǒng)登記的廠商、供應(yīng)商的基本數(shù)據(jù)情況，同時(shí)也記錄著他們所有參與采購(gòu)的記錄、合同執(zhí)行情況；評(píng)標(biāo)專家資料庫(kù)將傳統(tǒng)政府采購(gòu)的評(píng)標(biāo)專家?guī)煲浦驳搅穗娮酉到y(tǒng)中來(lái)，專家?guī)煨枰�制定一套�?yán)格的標(biāo)準(zhǔn)、工作守則以及相應(yīng)的違規(guī)處罰措施，且使用時(shí)采取隨機(jī)抽取的方式；拒絕往來(lái)廠商名單記載著所有參與政府采購(gòu)的廠商、供應(yīng)商合同執(zhí)行的基本情況以及采購(gòu)過(guò)程中違規(guī)的行為，供應(yīng)商的任何一次違規(guī)都將影響今后的競(jìng)標(biāo)。

　　數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)信息 該系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)將年度、季度、月份的采購(gòu)額自動(dòng)統(tǒng)計(jì)的功能，同時(shí)，還可按一定的標(biāo)準(zhǔn)如貨物、服務(wù)、工程甚至按照產(chǎn)品類別細(xì)分，定期將統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)公布在信息公告平臺(tái)，節(jié)省了傳統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的巨大困難。同時(shí)，所有發(fā)生的交易自動(dòng)生成數(shù)據(jù)，更有利于采購(gòu)需求分析及方便后續(xù)計(jì)劃管理，廠商也更方便地了解市場(chǎng)需求狀況。

　　相關(guān)法規(guī)和使用說(shuō)明 電子系統(tǒng)應(yīng)提供整個(gè)系統(tǒng)的操作使用說(shuō)明，還應(yīng)該列示所有的與采購(gòu)相關(guān)的法律法規(guī)，如《政府采購(gòu)法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》、《合同法》和相關(guān)法規(guī)等，為參與人員依法辦事提供支持。