�。ㄒ唬�檔案保存

　　1.檔案的保存價值和保存期限

　　某個單份檔案文件的價值是不能孤立鑒定的，應當從相互關聯(lián)的一組檔案文件來綜合考慮檔案的保存價值和保存期限。例如，某物業(yè)在施工過程中有一份混凝土試塊檢測報告，單個看來也許并不顯得有多重要，但從施工過程中產(chǎn)生的一系列文件來考慮的話，這一組文件完整地反映了施工過程中的基本情況，即使是在該物業(yè)投入使用多年之后，仍然可以透過這一組文件獲得該物業(yè)在施工過程中的完整信息，因此，有必要將這份文件列入長期保存的檔案中。

　　各物業(yè)管理企業(yè)可結(jié)合自身實際情況和管理要求綜合確定有關檔案保存期限的劃分標準。

　　2.檔案保存注意事項

　�。�1）物業(yè)承接查驗期和入住期收集整理的檔案照料屬于物業(yè)基礎資料檔案，是物業(yè)管理檔案中最重要和基礎性的檔案，它的保存管理和安全十分重要。

　�。�2）房屋共用部分和共用設施設備的檢測、檢修與運行記錄檔案，在分析房屋主體安全、設備運行狀況和事故分析中有時起著十分關鍵性的作用，因此這類檔案的真實性和保存期限應有明確規(guī)定，一般不能低于設備的使用年限的2倍。

　�。�3）各類小型設備的運行和維護記錄檔案、環(huán)境與安全管理記錄檔案的數(shù)量較大，這部分檔案的保存期限較短。這類檔案應有一個銷毀的管理方案和程序，以騰出空間，避免檔案被無謂占用。

　�。ǘ�）安全管理

　　1.檔案安全管理

　　檔案毀損有人為的原因和自然因素。人為原因的毀損，如遺失、損壞、被盜、不當使用和故意毀損等。自然的因素一方面是文件的介質(zhì)和記錄方式隨時間的推移而產(chǎn)生自然失效，如文件的紙張自然老化和墨跡的自然老化等，另一方面是環(huán)境的影響，如火、水、潮濕、蟲鼠啃咬、紫外線以及機械磨損等因素都會造成檔案壽命縮短或毀損。

　　檔案保管應注意室內(nèi)空氣流通，經(jīng)常采取防霉、防蟲、防水防火、防盜等安全措施。同時，要制訂一套切實可行的檔案管理制度加以嚴格執(zhí)行。如改善檔案保存的條件，采取有效的檔案修復技術(shù)，最大限度延長檔案的壽命，保障檔案的安全。

　　2.檔案信息安全

　　檔案的安全：包括檔案本身不受到損壞與丟失；檔案信息不被非法復制、查閱和傳播。由于檔案載體的不同，保障檔案信息安全的方式也有不同。但均應制訂文件的密級體制，嚴格借閱、復制制度。

　　紙介質(zhì)檔案的信息安全主要是從檔案的查閱、外借、復制和銷毀等方面制訂詳細的制度。設定權(quán)限。對無權(quán)查閱、外借和復制的人員，管理人員不得私自給予查閱、外借或復制。有權(quán)限的人員在查閱、外借時必須承擔保管責任。復制必須由檔案管理人員進行，必須獲得相應授權(quán)方可實行。銷毀檔案時，應經(jīng)上級批準，并在主管領導和部門主管的監(jiān)督下采用適當?shù)姆绞戒N毀。

　　電子媒體檔案主要是通過設立嚴格的多級權(quán)限機制和密碼保管制度，嚴格進入檢索系統(tǒng)、復制和下載的管理；對進入互聯(lián)網(wǎng)的計算機應安裝防火墻和殺毒軟件，經(jīng)常更新，防止黑客入侵和非法人員進入，保障電子檔案的信息安全。