組織應編制“文件控制程序”,規(guī)定:
。1)文件發(fā)布前得到批準,以確保文件是充分與適宜的;
。2)必要時對文件進行評審與更新,并再次批準;
。3)確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別;
。4)確保在使用處可獲得適用文件的有關版本;
。5)確保文件保持清晰、易于識別;
。6)確保外來文件得到識別,并控制其分發(fā);
。7)防止作廢文件的非預期使用,若因任何原因而保留作廢文件時,對這些文件進行適當?shù)臉俗R。
文件控制的主要目的是為了控制文件的有效性。
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