首先是交代出意見的依據(jù)、目的、情況、意義等，回答“為什么提意見”。其次是對有關問題或某項工作提出本單位的見解、建議或規(guī)范性的解決辦法。結尾習慣用語一般為“以上意見，請結合實際貫徹執(zhí)行”、“以上意見，僅供參考”等。也可自然收尾，不加結束語。
在常規(guī)物業(yè)管理中，使用意見應注意以下幾點：
（1）意見的使用比較廣泛，既可以用于正式公文，也可以用于日常工作溝通。因此，在正式公文中，撰寫意見，要有針對性、可行性，文字表述要明確具體。
（2）意見在正式公文中，主要用于平行單位和對下級單位，對上級單位應慎重使用。對上級單位行文，多用“請示”、“報告”等文種。
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